Sparen Sie wertvolle Zeit durch 50 % schnellere Dokumentenerstellung. Mit schlankeren Geschäftsprozessen und effektiveren Genehmigungsabläufen versenden Sie jeden Monat 87 % mehr Dokumente.
87 %
mehr fertiggestellte Dokumente pro Monat
50 %
Zeitersparnis bei der Dokumentenerstellung
36 %
mehr Abschlüsse
Keine mühseligen Erinnerungen und Anrufe mehr: Mit dem Genehmigungs-Workflow von PandaDoc können Sie den gesamten Genehmigungsprozess automatisieren. Das spart nicht nur Geld, sondern auch viel Zeit und Aufwand. Erstellen Sie Listen mit Genehmigungserfordernissen für einzelne Abteilungen, die dann automatisch benachrichtigt werden, sobald das jeweilige Dokument vorliegt.
Richten Sie Genehmigungsprozesse exakt an Ihren geschäftlichen Bedürfnissen aus. Mit der flexiblen und zuverlässigen Workflow-Automatisierung von PandaDoc haben Sie immer die volle Kontrolle über die Zugriffs- und Bearbeitungsrechte an allen Dokumenten und Vorlagen, die Sie verfassen. So können Sie bereits bei der Vorlagenerstellung festlegen, ob eine ganze Abteilung oder nur einzelne Personen ihre Zustimmung zum jeweiligen Dokumenttyp erteilen müssen.
Mit automatischen Abläufen sorgen Sie für eine reibungslose abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Die einzelnen Teamleiter können direkt miteinander kommunizieren und über Dokumentenvorlagen diskutieren.
So wird verhindert, dass Dokumente ohne abteilungsübergreifende Genehmigung freigegeben werden. Und mit Unterzeichnungsreihenfolgen wird sichergestellt, dass Genehmigungen in der vorgesehenen Abfolge erteilt werden, um unnötige Verwirrung zu vermeiden.
Bei manchen Dokumenten ist eine Genehmigung vor dem Versand außer im Falle unvorhergesehener Änderungen nicht erforderlich. Deshalb können Sie mit bedingten Genehmigungspflichten unnötige E-Mails vermeiden und Genehmigungen nur bei ganz bestimmten Änderungen verlangen. Wenn jemand beispielsweise einen ungewöhnlich hohen Rabatt eingibt, kann das Dokument automatisch zur Prüfung und Genehmigung vorgelegt werden.
Mir gefällt vor allem die Einbindung in Zoho CRM und die Optik mit Deckblättern und eigenen Designelementen. Auch Inhaltsbibliothek, Vorlagen und Onlinesignaturen sparen erheblichen Aufwand bei der Angebotserstellung. Und die Online-Bezahlfunktion macht es möglich, Projekthonorare und Anzahlungen in den Genehmigungsprozess einzubinden, anstatt (…)
Len K
Presidente de una pequeña empresa
Dokumente erfordern oft mehrere Genehmigungen, bevor sie überhaupt versandbereit sind. Mit Genehmigungsprozessen können Sie eigene Abläufe einrichten, damit das Dokument zunächst allen Beteiligten zugestellt wird, bevor es an den eigentlichen Empfänger geht. Geschäftsunterlagen können Sie dabei sowohl vor als auch nach ihrer Fertigstellung an interne Beteiligte versenden. Dazu richten Sie einfach eine Unterzeichnungsreihenfolge ein und tragen die entsprechenden Kollegen als endgültige Empfänger ein.
Öffnen Sie zunächst die PandaDoc-Vorlage, die Sie für Ihr Dokument verwenden möchten. Klicken Sie darin oben auf die drei Punkte, dann auf „Workflow einrichten“ und bewegen Sie den Schalter „Genehmigung“ auf „ein“.
Nun wird ein neues Fenster mit einer Personalliste geöffnet. Hier wählen Sie die oberste Genehmigungsinstanz oder eine Genehmigungsgruppe aus, sofern Sie das Dokument an eine ganze Abteilung schicken möchten.
Wenn die Dokumentengenehmigung aktiviert und jemand als Genehmigungsinstanz eingesetzt wird, beginnt der Prozess gleich mit Abschluss der Dokumenterstellung. Wird dann das Genehmigungsverfahren eingeleitet, bekommt die für die Genehmigung zuständige Person automatisch eine E-Mail mit einem Link zum jeweiligen Dokument. Diese kann das Dokument dann sofort öffnen und über die Genehmigung entscheiden. Sie kann aber auch Rückmeldungen geben oder direkt Änderungen vornehmen und Kommentare einfügen, die vom Ersteller dann unmittelbar umgesetzt werden können. Nach der Genehmigung kann sie das Dokument dann an weitere Genehmigungsinstanzen oder den endgültigen Empfänger weiterleiten.
Was nach der Genehmigung passiert, entscheiden Sie selbst. Das Dokument kann zum Beispiel automatisch an den endgültigen Empfänger oder den ursprünglichen Ersteller geschickt werden. Sie haben auf jeden Fall die volle Kontrolle darüber, was mit Ihrem Dokument passiert, nachdem es erstellt, genehmigt bzw. versendet wurde. Und im Gegensatz zu anderen Open-Source-Programmen für Genehmigungsprozesse ist bei PandaDoc der gesamte Ablauf von Anfang bis Ende sicher.
Ja, für jedes Dokument und jede Vorlage können eigene Genehmigungserfordernisse eingerichtet werden. Und da PandaDoc jede Weiterleitung genau verfolgt, sind komplizierte Genehmigungsprozesse und Irrläufer kein Thema. Wenn Sie eigene Genehmigungsabläufe aufstellen möchten, gehen Sie wie bei der Einrichtung einer Genehmigungsreihenfolge vor und setzen beliebig viele Genehmigungsinstanzen ein.
PandaDoc ist eine cloudbasierte Software, die die Genehmigung von Dokumenten vereinfacht. Ist die zuständige Person gerade außer Haus, wenn wichtige Unterlagen geprüft und freigegeben werden müssen, ist das überhaupt kein Problem, da dies auch von jedem anderen Gerät aus jederzeit möglich ist. Die einzige Voraussetzung ist eine Internetverbindung.
Unsere Produktexperten stellen Ihnen die Umgebung gerne persönlich vor.
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