Legalidad de la firma electrónica en Colombia

¿Es legal la firma electrónica en Colombia?

Sí, las firmas electrónicas de PandaDoc cumplen con las leyes de firma electrónica de Colombia. De esta manera, resulta más fácil firmar contratos y hacer negocios en Colombia. Regístrate para probar nuestro software gratis durante 14 días.

Marco legal

La legalidad de las firmas electrónicas se trata en varias leyes que ofrecen una garantía de autenticidad y admisibilidad de las firmas electrónicas ante los tribunales. Las principales leyes que se deben conocer son las siguientes:

• La Ley 527/1999 y sus modificaciones (Ley 527) proporciona el marco principal para la legalidad de la firma electrónica en Colombia

• Decreto 2364/2012 (compilado por el Decreto 1074/2015, Artículo 2.2.2.47.1. y siguientes)

• Decreto 1413/2017 y Decreto 620/2020 (compilados por el Decreto 1078/2015)

• Decreto 333/2014

• Decreto 1747 de 2000

Efectos jurídicos de la firma electrónica

Según la legislación colombiana, una firma electrónica es cualquier mecanismo como códigos, contraseñas, datos biométricos o contraseñas criptográficas que permitan identificar a una persona en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mecanismo sea confiable y apropiado para los fines para los que se usa la firma.

La firma electrónica tiene un valor legal equivalente a la firma a mano (autógrafa) en Colombia.

Los 2 tipos de firmas electrónicas y casos de uso

(1) La firma electrónica simple (SES) debe cumplir con los dos requisitos siguientes: (i) debe garantizar que la firma esté relacionada únicamente con el firmante; y (ii) debe poder detectar cualquier cambio o alteración en el documento después de haberlo firmado.

En general, la ley establece que cualquier documento que pueda firmarse a mano también puede firmarse de forma electrónica. Por lo tanto, la SES se considera una firma válida para diversos casos de uso en Colombia, como, por ejemplo:

• Documentos de venta

• Documentación para la incorporación de empleados y otra documentación de RR. HH.

• Acuerdos de usuario final

• Facturas e información sobre envíos

(2) La firma digital es un tipo de firma electrónica regulada por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC) y requiere un certificado digital por medio de una autoridad acreditada. Debe garantizar que la firma esté relacionada únicamente con el firmante y que pueda identificarlo. Debe crearse mediante datos de generación de firma electrónica que el firmante puede utilizar bajo su control exclusivo, con un elevado nivel de confianza. Una firma digital también debe poder detectar cualquier cambio o alteración en el documento después de haberlo firmado.

Si bien las firmas digitales se consideran más seguras, actualmente no hay documentos que requieran una firma digital por encima de la SES. La firma digital tiene los mismos casos de uso que la SES, lo que significa que se puede usar para firmar la mayoría de los tipos de documentación comercial y empresarial entre particulares, y se recomienda su uso para los siguientes casos:

• Acuerdos de confidencialidad

• Certificados

• Contratos de ventas y distribución

• Términos de comercio y de pago

• Acuerdos inmobiliarios

Casos en los que la firma electrónica puede no ser apropiada

Debido a las estrictas políticas y normativas gubernamentales, es posible que no se admitan las firmas electrónicas para los siguientes tipos de documentos:

• Contratos de hipoteca

• Determinados documentos que deben presentarse ante el Gobierno

• Contratos de derecho de familia

• Documentos que requieren certificación notarial

¿Qué tipo de firma electrónica ofrece PandaDoc?

PandaDoc ofrece una firma electrónica simple que puede usarse en una serie de aplicaciones comunes. Ofrecemos las siguientes medidas de autenticación para garantizar que nuestras firmas sean legalmente vinculantes y cumplan con las leyes de firma electrónica de todo el mundo:

• Certificados de firma electrónica inalterables para cada documento en el momento de la firma

• Cifrado asimétrico o de clave pública

• Captura de direcciones IP

• Requisitos para la creación de cuentas y el inicio de sesión

• Verificación en dos pasos para firmantes y signatarios

• Conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)

• Registro de auditoría de documentos

Actualmente, no ofrecemos firmas digitales reguladas por el ONAC. La verificación de firmas electrónicas cualificadas (QES) por medio de un proveedor externo está disponible para la autenticación de documentos dirigidos a la UE.

Conclusiones clave:

• La firma electrónica es un instrumento legal que se puede admitir como prueba en procedimientos judiciales y de uso común en Colombia;

• PandaDoc es un proveedor integral de los tipos de firma electrónica más usados, de forma que te ayuda a negociar y cerrar acuerdos comerciales más rápidamente y sin esfuerzo.