87 %
más documentos completados al mes
50 %
menos de tiempo de creación de documentos
36 %
de incremento de la tasa de cierre
Deja de perseguir a las personas implicadas y de enviar un sinfín de correos electrónicos a modo de recordatorio. El software para flujos de trabajo de aprobación de documentos de PandaDoc permite automatizar todo el proceso de aprobación, ahorrándote tiempo, energía y dolores de cabeza. Crea listas de aprobaciones para los diferentes equipos y se les avisará automáticamente cuando se complete un documento.
Crea flujos de trabajo de aprobación personalizados, que se ajusten exactamente a las necesidades de tu negocio. Gracias a la flexibilidad y a la fiabilidad de la aplicación de automatización de flujos de trabajo de PandaDoc, gozarás de un control total sobre quién tiene acceso y permisos de edición para cada documento y cada plantilla. Independientemente de si quieres que todo un equipo tenga acceso a un documento a efectos de su aprobación, como si prefieres que sea solo una persona la que pueda hacerlo, puedes configurarlo de antemano a la hora de crear una plantilla para ese tipo de documentos.
Disfruta de una colaboración más fluida entre los distintos departamentos de tu empresa, automatizando los flujos de trabajo empresariales. Los responsables de los diferentes equipos de la organización podrán mantenerse en contacto y opinar o dejar comentarios, en tiempo real, acerca de las plantillas de documentos. De esta forma, ningún documento se aprobará sin que estén de acuerdo todos y cada uno de los equipos implicados. Las órdenes de firmas ofrecen una estructura y seguridad adicionales a los flujos de trabajo de documentos, al garantizar que las personas adecuadas aprueben los documentos en el orden correcto, sin riesgo de malentendidos ni confusiones.
Algunos documentos no se tienen que aprobar antes de ser enviados, a menos que se deban hacer modificaciones imprevistas. Con las declaraciones de aprobación condicional, solo se solicitará la aprobación de un documento si se ha modificado algo en concreto, evitando así el envío de correos electrónicos innecesarios. Supongamos que, por ejemplo, alguna persona de tu equipo introduce un descuento por encima de un determinado porcentaje. En ese caso, puedes establecer que el documento se envíe automáticamente para su revisión y aprobación.
Me encanta que PandaDoc se integre con Zoho CRM, que preste tanta atención a la estética (podemos poner una portada, imágenes de marca, etc.), que cuenta con una biblioteca de contenidos y plantillas que reducen el tiempo de creación de nuestras propuestas y que permite la firma de documentos e incluso los pagos en línea, para que podamos cobrar tasas de proyecto o depósitos en el contexto de nuestro proceso de aprobación, en vez de…
Len K
Presidente de una pequeña empresa
Muchos documentos requieren la aprobación de varias personas antes de que se puedan considerar listos para su envío. Los flujos de trabajo de aprobación permiten configurar un proceso de aprobación interno y automatizado, que conecta a todos los usuarios necesarios con un documento antes de que se envíe al destinatario previsto. Además, puedes enviar documentos corporativos a los miembros del equipo interno, tanto antes como después de que el documento se dé por finalizado, habilitando órdenes de firmas y añadiendo a los compañeros de trabajo necesarios como destinatarios finales.
En primer lugar, abre la plantilla de PandaDoc que estás utilizando para crear tu documento. Verás tres puntos suspensivos en la parte superior de la plantilla. Haz clic sobre ellos y, a continuación, haz clic en “Configurar el flujo de trabajo” y activa la opción “Aprobado”. Aparecerá una ventana emergente con una lista de las personas de tu organización. Selecciona a aquella que tenga que aprobar el documento final o añade un grupo de aprobación específico para enviar el documento a todo un equipo a la vez.
Si activas la funcionalidad de aprobaciones de un documento y nombras a alguien para que se encargue de dicha tarea, el proceso de aprobación comenzará en cuanto finalice el proceso de creación del documento. Una vez creado el documento y habilitado el flujo de trabajo de aprobación, la persona encargada de la aprobación recibirá automáticamente un correo electrónico de notificación con un enlace al documento. A continuación, podrá ver el documento en el software para flujos de trabajo de aprobación de documentos de PandaDoc y determinar si aprobarlo o rechazarlo. También podrá modificarlo o dejar comentarios directamente dentro del documento, con el fin de que a la persona que lo creó le resulte más fácil hacer los ajustes pertinentes. Si el documento se aprueba, la persona nombrada a tal fin puede reenviarlo a otros aprobadores o al destinatario final.
Lo que sucede después de aprobar un documento depende completamente de ti. Puedes elegir si, al aprobar el documento, se envía automáticamente al destinatario final o si se debe avisar primero a la persona que lo creó. Así pues, gozarás de una flexibilidad y control totales sobre lo que sucede con el documento después de crearlo, aprobarlo o enviarlo. Además, a diferencia de otras opciones de software para flujos de trabajo de aprobación de código abierto, tendrás la tranquilidad de saber que tu flujo de trabajo es completamente seguro, de principio a fin.
Sí, puedes seleccionar designaciones de aprobación específicas y personalizadas para cada documento y plantilla que crees. Con el software de direccionamiento de aprobaciones de PandaDoc, se acabaron los procesos de aprobación complicados y el miedo a enviar documentos al destinatario incorrecto por error. Con el fin de personalizar los flujos de trabajo de aprobación, basta con que repitas el proceso de configuración de una orden de aprobación. Además, puedes establecer tantos aprobadores como sea necesario.
El software para flujos de trabajo basado en la nube de PandaDoc facilita más que nunca la aprobación de documentos. Tanto es así que, incluso si el aprobador que tiene que revisar y firmar un documento importante se encuentra fuera de la oficina, no habría problema en absoluto. Puede hacerlo en tiempo real, desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar del mundo, siempre que tenga conexión a Internet.
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