Razendsnelle distributievan bestanden
Stuur wel 1000 mensen tegelijk een document, gewoon vanuit PandaDoc.
BULKVERZENDING
Met één klik stuur je iets naar meerdere mensen tegelijk
Je bespaart veel tijd als je de verzending van een groot aantal bestanden tegelijk automatiseert. Met de ingebouwde variabelen, sjablonen en een csv-bestand geef je alle bestanden een persoonlijk tintje.
Geen creditcard vereist
Ruim 68,000 bedrijven regelen de elektronische ondertekening van hun documenten met PandaDoc
Wat is bulkverzending?
Met bulkverzending bedoelen we de gelijktijdige verzending van e-mails met bestanden naar allemaal verschillende ontvangers. Hiervoor heb je twee dingen nodig: een documentsjabloon met dynamische content en een csv-bestand met contactgegevens om de documenten te kunnen versturen.
Als je honderden e-mails met bestanden wilt versturen, bespaar je veel tijd met de geautomatiseerde bulkverzending in PandaDoc. Ondanks dat dit proces geautomatiseerd verloopt, kun je zorgen dat elk document je eigen huisstijl heeft en op de ontvanger is afgestemd. Dat opent een wereld aan mogelijkheden.
Snel en efficiënt
Variabelen vooreen persoonlijke noot
Met sjablonen en variabelen zorg je dat elk automatisch gegenereerd document de juiste klantgegevens bevat.
Tijdbesparing en geendubbel werk meer
Als je de distributie automatiseert, scheelt dat vele uren aan administratieve werkzaamheden.
Bulkverzending in optima forma
Geautomatiseerde verzending
Als je één bestand tegelijk verstuurt, moet je steeds de geadresseerde toevoegen, een vakje voor de handtekening invoegen en een tekst voor die specifieke klant typen.
Gaat het om een contract of een voorstel, dan is dat uiteraard de beste werkwijze. Maar bij andere documenten, zoals een geheimhoudingsverklaring of een aankondiging van een wijziging in je beleid, kun je het handiger aanpakken. Zet dan gewoon een workflow voor bulkverzending op en bespaar je team veel tijd.
Maximale efficiëntie met lijsten en gegevens
Heb je er genoeg van om elk bestand handmatig van een geadresseerde en ondertekenaar te voorzien? Dan is bulkverzending met behulp van een csv-bestand misschien iets voor jou.
Eerst zet je alle geadresseerden in een spreadsheet, waarna je die informatie met behulp van de samenvoegvelden automatisch in je documenten zet. Tot slot verzend je alles volledig geautomatiseerd. Simpel en doeltreffend.
Sjablonen in je huisstijl
Bulkverzending is geschikt voor een heel scala aan documenten, maar dat betekent niet dat je je huisstijl hoeft op te geven. Je kunt gewoon je eigen sjablonen blijven gebruiken, zodat alles wat je uitstuurt duidelijk van jouw bedrijf afkomstig is.
Met de editor in PandaDoc is het supersimpel om elk sjabloon volledig naar je hand te zetten, zodat alle documenten die in bulk worden verzonden in je huisstijl zijn opgemaakt.
Zo ga je aan de slag met bulkverzending in PandaDoc
PandaDoc is echt een uitkomst gebleken. Eerder leverde het opsturen van een arbeidsovereenkomst heel wat administratieve rompslomp op, maar dankzij PandaDoc is dat nu zo voor elkaar.
Kelsey Boyd
Director of Business Systems & Processes
Al je belangrijke documenten in bulk verzenden
Overeenkomsten en addenda
Veel bedrijven ontkomen niet aan het uitsturen van een standaardovereenkomst, zoals een geheimhoudingsverklaring, en een addendum als er iets in je dienstverlening verandert. In de meeste gevallen moet de ontvanger zo’n document met standaardtekst ondertekend terugsturen, dus het gaat in feite om een administratieve handeling.
Dit soort documenten zijn bij uitstek geschikt voor bulkverzending, omdat er weinig persoonlijks aan toegevoegd hoeft te worden en ze meestal naar een groot aantal mensen worden gestuurd.
Voor wie zijn bulkverzendingen nuttig?
Sales
Sales
Als de salesafdeling bepaalde documentatie standaard aan prospects verstuurt, kan bulkverzending een praktische manier zijn om die klus in één keer te klaren. Op die manier kun je ook snel elektronische handtekeningen verzamelen. Benadert de salesafdeling geregeld grote groepen prospects? Dan is dit een uitkomst.
Zo werkt bulkverzending in PandaDoc
Bulkverzending van reguliere documenten (met sjabloon en csv-bestand)
Met een sjabloon kun je meerdere mensen tegelijk hetzelfde document sturen, dat voor iedere ontvanger van de juiste gegevens wordt voorzien.
Bulkverzending van beleidsdocumenten
Met de tools voor bulkverzending kan de HR-afdeling alle medewerkers een exemplaar van je nieuwe beleid sturen en zorgen dat iedereen daarmee akkoord gaat.
PandaDoc Academy: bulkverzending
Tijdens deze cursus van tien minuten leer je hoe je in PandaDoc documenten in bulk verzendt. Je ziet hoe je deze functie activeert, hoe je een sjabloon maakt en hoe je gegevens samenvoegt.
Wil je zien hoe bulkverzending voor jou uitpakt?
Vraag een persoonlijke, op jouw situatie toegespitste demo aan met onze productspecialist.
Afgestemd op jouw omstandigheden
Antwoord op al je vragen
Geen aankoopverplichting
Veelgestelde vragen
Voor bulkverzending van een document heb je twee dingen nodig:
Bij bulkverzending wordt de inhoud van je csv-bestand automatisch ingevoegd in het documentsjabloon, waarna de gegenereerde documenten volledig geautomatiseerd worden verzonden.
Bij het bouwen van je sjabloon voeg je op de juiste plekken een variabele in. Die variabelen dienen als tijdelijke aanduiding voor persoonsgebonden informatie, zoals de naam, aanhef en adresgegevens van de ontvangende partij.
In Google Sheets of Microsoft Excel stel je een spreadsheet in csv-formaat samen, met voor elke variabele een aparte kolom. Ook alle e-mailadressen zet je in één kolom.
Opmerking: De kolom met de e-mailadressen fungeert als basiskolom. Zorg dus dat de informatie in de naastgelegen rijen klopt, zodat je zeker weet dat iedereen de juiste versie krijgt.
Ja. Bulkverzending is een geautomatiseerd proces dat een aantal handelingen zo efficiënt mogelijk laat verlopen.
Die automatisering betekent ook je het onderstaande juist niet kunt doen:
Als je iets in een document moet aanpassen wat je niet met een variabele kunt regelen, kun je dat document niet in bulk verzenden.
Zodra je je documenten in bulk hebt verzonden, maakt PandaDoc een aparte map aan in het gedeelte met je documenten. De naam van de map bestaat uit de naam van het gebruikte sjabloon en de verzenddatum. In deze map staan alle documenten die in bulk zijn verzonden, dus hier kun je ze stuk voor stuk inzien.
De geadresseerden ontvangen je document per e-mail en doorlopen dezelfde controle- en ondertekeningsstappen die in PandaDoc voor alle andere documenten gelden.
De geadresseerden kunnen niet zien dat het document naar meerdere mensen tegelijk is uitgestuurd.
Met een jaarabonnement op een Business- of Enterprise-pakket kun je per account jaarlijks 250 documenten gratis in bulk verzenden.
Wil je meer documenten versturen, dan kun je een aanvulling kopen voor $ 2 per document. Zo’n aanvulling vervalt aan het einde van de abonnementstermijn.
Nee.
Met bulkverzending stuur je één document naar meerdere geadresseerden tegelijk. Dat is handig als je een standaarddocument naar een bepaalde groep individuen wilt sturen die verder niets met elkaar te maken hebben.
Bij documentbundeling stuur je in één keer meerdere documenten tegelijk naar een groep ontvangers of ondertekenaars die bij elkaar horen. Deze optie komt bijvoorbeeld goed van pas als de juridische afdeling een contract en een geheimhoudingsverklaring naar vijf ondertekenaars van een nieuwe klant wil sturen. Die documenten gaan dan tegelijk naar de hele groep.
De bulkverzending in PandaDoc werkt ongeveer hetzelfde als de bulkdistributiefunctie van andere platforms.
In Docusign maak je bijvoorbeeld gebruik van een Docusign-sjabloon dat op de standaardmanier wordt gemaakt en een verzendlijst die vergelijkbaar is met het csv-bestand dat je in PandaDoc gebruikt.
Het grootste verschil tussen PandaDoc en de meeste concurrenten is dat je met PandaDoc meer bewerkingsmogelijkheden hebt. In PandaDoc kun je een nieuw sjabloon namelijk in de editor maken en verder aanpassen, en het vervolgens in één moeite door verzenden. Dat gebruiksgemak bieden andere platforms niet.