Software voor goedkeuringsprocessen

Veel documenten moeten door meerdere personen worden goedgekeurd voordat ze kunnen worden verzonden. Met goedkeuringsprocessen kun je een geautomatiseerd intern goedkeuringsproces opzetten dat alle relevante gebruikers toegang geeft tot een document voordat het naar de beoogde ontvanger wordt verzonden. Je kunt bedrijfsdocumenten voor of na voltooiing naar interne teamleden verzenden door ondertekeningsvolgordes in te schakelen en relevante collega’s toe te voegen als eindontvanger.

Ga eerst naar het PandaDoc-sjabloon dat je gebruikt om je document op te stellen. Klik op de drie puntjes boven in het sjabloon, klik vervolgens op ‘Workflow configureren’ en zet de schakelaar voor ‘Goedgekeurd’ op ‘aan’. Je krijgt vervolgens een pop-upvenster te zien met een lijst met de personen in je organisatie. Selecteer de personen die het einddocument moeten goedkeuren of voeg een specifieke goedkeuringsgroep toe om het document in één keer naar een heel team te verzenden.

Als je documentgoedkeuringen inschakelt en iemand aanwijst om de documenten goed te keuren, begint het proces zodra het opstellen van het document voltooid is. Nadat het document is opgesteld en het goedkeuringsproces is geactiveerd, ontvangt de goedkeurder automatisch een kennisgevingsmail met een link naar het document. Met de software van PandaDoc voor goedkeuringsprocessen kan de goedkeurder het document meteen bekijken en vervolgens goedkeuren of afwijzen. Daarnaast kan de goedkeurder extra opmerkingen of feedback toevoegen en wijzigingen aanbrengen. Dit kan allemaal rechtstreeks in het document, zodat de opsteller eenvoudig aanpassingen kan doen. Als het document wordt goedgekeurd, kan de goedkeurder het ook doorsturen naar andere goedkeurders of naar de eindontvanger.‌

Jij bepaalt wat er gebeurt nadat een document is goedgekeurd. Je kunt kiezen of het document automatisch naar de eindontvanger moet worden verzonden of dat de persoon die het document heeft opgesteld eerst op de hoogte moet worden gebracht. Op deze manier heb je volledige flexibiliteit en controle over wat er gebeurt met een document nadat het is opgesteld, goedgekeurd of verzonden. Anders dan bij andere opensourcesoftware voor goedkeuringsprocessen kun je ervoor zorgen dat de hele workflow van begin tot eind goed beveiligd is.

Ja, je kunt voor elk document en sjabloon dat je opstelt specifieke goedkeuringen op maat toewijzen. Met de software van PandaDoc voor de routering van goedkeuringen kun je gecompliceerde goedkeuringsprocessen vermijden en voorkomen dat documenten per ongeluk naar de verkeerde ontvanger worden gestuurd. Om goedkeuringsprocessen op maat te maken, herhaal je het proces om een goedkeuringsvolgorde in te stellen. Je kunt zo veel goedkeurders aanwijzen als nodig is.‌

Met de cloudgebaseerde workflowsoftware van PandaDoc is het nog eenvoudiger om documenten te laten goedkeuren. Als de aangewezen goedkeurder niet op kantoor is wanneer een belangrijk document moet worden gecontroleerd en goedgekeurd, is dat absoluut geen probleem. De goedkeurder kan de documenten in realtime controleren en goedkeuren, op elk willekeurig apparaat en vanaf elke willekeurige locatie. De enige vereiste is een internetverbinding.